Arbeitsanweisungen sind ein zentrales Instrument für stabile, sichere und effiziente Abläufe im operativen Alltag. Sie übersetzen übergeordnete Prozesse und Verfahrensanweisungen in konkrete, ausführbare Schritte und schaffen damit Klarheit für Mitarbeitende direkt am Arbeitsplatz. Gut strukturierte und praxisnah entwickelte Arbeitsanweisungen reduzieren Fehler, sichern Qualität, beschleunigen die Einarbeitungszeit und ermöglichen gleichzeitig kontinuierliche Verbesserung durch standardisiertes, nachvollziehbares Arbeiten.
1. An der Hierarchie ausrichten
Arbeitsanweisungen sollten stets auf die relevante Verfahrensanweisung (SOP) und den zugehörigen Prozess verweisen. Diese Rückverfolgbarkeit stellt sicher, dass jede Tätigkeit zur Unterstützung übergeordneter Geschäftsziele und einheitlicher Arbeitsweisen ausgeführt wird.
2. Am Arbeitsplatz und mit den Endanwendern entwickeln
Beobachten Sie den Prozess in der Praxis: Erstellen Sie Entwürfe dort, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet, und arbeiten Sie mit den Personen zusammen, die die Aufgabe ausführen. So wird sichergestellt, dass die Anweisungen praxisnah, umsetzbar und unter realen Bedingungen verständlich sind.
3. Eine standardisierte, klare Struktur verwenden
Eine wirksame Arbeitsanweisung umfasst in der Regel:
- Titel und Ziel: Klare Benennung der Aufgabe und des erwarteten Ergebnisses.
- Geltungsbereich und Anwendbarkeit: Festlegen, wer die Anweisung nutzt und wann.
- Werkzeuge und Materialien: Vollständige Auflistung aller benötigten Hilfsmittel.
- Sicherheit und Vorsichtsmaßnahmen: Hervorhebung von Gefahren, persönlicher Schutzausrüstung und zentralen Sicherheitsmaßnahmen.
- Schritt-für-Schritt-Anleitung: Jeder Schritt als einfache, umsetzbare Anweisung in der exakt erforderlichen Reihenfolge. Nummerierte oder Aufzählungslisten verwenden und lange Absätze vermeiden.
- Visuelle Hilfsmittel: Kommentierte Fotos, Diagramme oder Videos integrieren, um komplexe Schritte zu verdeutlichen.
- Wichtige Punkte und Begründungen: Das „Warum“ hinter kritischen Schritten erläutern, insbesondere bei qualitäts- oder sicherheitsrelevanten Aspekten.
- Qualitätskontrollen: Prüfungen, Messungen oder einzuhaltende Standards während der Durchführung beschreiben.
- Fehlerbehebung und FAQs: Hinweise zu häufigen Fehlern oder Ausnahmefällen aufnehmen.
4. Einfache, handlungsorientierte Sprache verwenden
Formulieren Sie knapp und nutzen Sie aktive Verben, zum Beispiel „Grünen Knopf – drücken“ statt „Der Knopf sollte gedrückt werden“. Vermeiden Sie Mehrdeutigkeiten, unnötigen Fachjargon oder überladene Schritte.
5. Anweisungen zugänglich und visuell gestalten
Stellen Sie sicher, dass Arbeitsanweisungen am Einsatzort leicht auffindbar sind, entweder digital oder als QR-Code in physischer Form.
Priorisieren Sie eine klare visuelle Darstellung mit gut beschrifteten Diagrammen, Vorher-Nachher-Fotos und deutlich abgegrenzten Schritten.
6. Feedback und kontinuierliche Verbesserung fördern
Binden Sie Mitarbeitende regelmäßig in die Überprüfung, Erprobung und Weiterentwicklung der Anweisungen ein.
Aktualisieren Sie Arbeitsanweisungen häufig, insbesondere nach Prozessänderungen, Problemen oder Verbesserungsprojekten. Arbeitsanweisungen sind lebende Dokumente.
7. Schulung und Einhaltung sicherstellen
Integrieren Sie Arbeitsanweisungen in Schulungsprogramme für neue und bestehende Mitarbeitende.
Überprüfen Sie regelmäßig Nutzung und Einhaltung, um sicherzustellen, dass die Anweisungen wirksam sind und im Arbeitsalltag befolgt werden.
Beispiel für eine Vorlage
Abschnitt | Beschreibung |
|---|---|
Titel | „Filterwechsel an Maschine X“ |
Ziel | Sicherstellung eines korrekten, sicheren und termingerechten Filterwechsels |
Geltungsbereich | Gilt für alle Bediener der Schichten A und B bei der wöchentlichen Wartung |
Werkzeuge/Materialien | Filter Typ Z, 10-mm-Schlüssel, Handschuhe |
Sicherheitsmaßnahmen | Strom abschalten, Lockout/Tagout (LOTO), Handschuhe tragen |
Schritt-für-Schritt-Aufgaben | 1. Maschine ausschalten 2. Abdeckung entfernen 3. Alten Filter herausschrauben 4. Neuen Filter einsetzen |
Visuelle Hilfsmittel | Kommentiertes Foto mit Position des Filters |
Qualitätskontrollen | Vor dem Neustart sicherstellen, dass der Druckwert im grünen Bereich liegt |
Fehlerbehebung | Falls sich der alte Filter nicht lösen lässt, Vorgesetzten kontaktieren |
Zusammenfassung: Richtlinien zur Erstellung von Arbeitsanweisungen
Prinzip | Maßnahme |
|---|---|
Kontextabgleich | Bezug zu Verfahren und Prozessen herstellen, Zweck und Geltungsbereich benennen |
Einbindung der Anwender | Gemeinsame Erstellung am Arbeitsplatz mit den Bedienern |
Strukturierte Detaillierung | Titel, Geltungsbereich, Werkzeuge, Sicherheit, sequenzierte Schritte, Visuals, Qualitätsprüfungen |
Klarheit und Einfachheit | Aktive Verben, klare Sprache, eine Handlung pro Schritt |
Zugänglichkeit | Bereitstellung am Einsatzort, visuelle Gestaltung, einfache Aktualisierung |
Kontinuierliche Verbesserung | Feedback einholen, regelmäßig aktualisieren, Erkenntnisse integrieren |
Einhaltung und Schulung | Einsatz im Onboarding, Audits zur Einhaltung, Aktualisierung nach Prozessänderungen |
Fazit
Arbeitsanweisungen sollten als umsetzbare, sehr detaillierte Leitfäden für Mitarbeitende am Shopfloor erstellt werden und sich strikt an der Struktur und dem Kontext übergeordneter Verfahren und Prozesse orientieren. Ihre Erstellung muss kollaborativ, visuell und iterativ erfolgen, um sowohl operative Konsistenz als auch kontinuierliche Verbesserung zu ermöglichen.